Una sola piattaforma per prenotare, acquistare, analizzare. Con questo progetto la Direzione generale Musei del Ministero della Cultura sta costruendo l’ossatura tecnologica che metterà in rete – in modo omogeneo – prenotazioni, biglietti elettronici e dati sui visitatori dei luoghi della cultura. Un tassello strategico del Programma Nazionale Cultura 2021-2027 (FESR), nell’ambito dell’Azione 1.2.1, dedicata proprio alla creazione di un’infrastruttura digitale comune.  

L’obiettivo è duplice: semplificare l’esperienza di visita per cittadini, scuole e visitatori e, allo stesso tempo, mettere a disposizione della Direzione Generale Musei e dei 250 luoghi della cultura destinatari dei servizi una base informativa solida per decisioni data-driven. Prenotazioni, vendite, accessi e flussi reali non saranno più “isole” sparse, ma elementi di un unico ecosistema digitale.  

Il progetto nasce in continuità con la piattaforma Musei Italiani e con il sistema di e-ticketing già in uso (canale B2C – business to consumer – cioè rivolto direttamente al pubblico dei visitatori individuali), che vengono connessi alla nuova infrastruttura senza stravolgere l’esperienza degli utenti: chi acquista online o da app ritroverà un percorso familiare, mentre il back-office potrà contare su funzioni avanzate di allineamento in tempo reale di disponibilità, prezzi, emissione e validazione dei titoli di ingresso.  

Accanto al canale per i visitatori individuali, la novità più rilevante è l’apertura di un vero canale B2B (business to business, pensato per il dialogo strutturato con operatori professionali e soggetti collettivi) dedicato a scuole, tour operator, aziende e altri soggetti che organizzano visite di gruppo. È stato infatti progettato, implementato e rilasciato il nuovo software gestionale per l’Ufficio Gruppi (l’ufficio del museo che gestisce in modo coordinato prenotazioni, calendari, preventivi e rapporti con scuole, agenzie di viaggio, associazioni e altri gruppi organizzati), che rappresenta il primo sportello digitale per gestire in modo strutturato richieste in volume, preventivi, pagamenti e titoli di accesso.  

La piattaforma consente agli operatori degli Uffici Gruppi di: 

• selezionare museo, tipologia di visita e fascia oraria con una vista immediata delle disponibilità;  

• inserire i dati del referente e dell’ente, generare preventivi, emettere biglietti e gestire le procedure di pagamento tramite PagoPA;  

• monitorare prenotazioni, scadenze e stato dei pagamenti in un ambiente unico, tracciato e sicuro.  

In questo modo tour operator, scuole e organizzatori professionali possono dialogare direttamente con il sistema, con tempi più rapidi, meno passaggi manuali e una maggiore trasparenza nei rapporti con i musei. 

Monitorare i flussi: la nuova piattaforma di presenza e bigliettazione 

Il secondo avanzamento chiave riguarda la componente di monitoraggio dei visitatori. Nel corso del 2024 è stata completata la migrazione e una prima fase di re-architect della piattaforma di monitoraggio delle presenze, con la connessione ai primi 25 musei oggetto del target annuale.  

Il lavoro ha previsto: 

• l’analisi delle sorgenti informative e la definizione degli shape geografici delle aree museali da monitorare;  

• la configurazione delle chiamate ai sistemi di raccolta dati di presenza (ad esempio tramite microcelle e sensori di prossimità), con normalizzazione attraverso indicatori come la market share degli operatori telefonici nelle aree interessate;  

• il caricamento e la verifica dei dati sulla piattaforma applicativa, con dashboard interattive che integrano, per ciascun museo, presenze nell’area, biglietti venduti, biglietti utilizzati, incasso totale, valore medio del biglietto e tasso di conversione tra presenza e accesso effettivo.  

Queste viste permettono, per esempio, di confrontare i flussi di passaggio nell’area urbana con gli ingressi effettivi al museo, identificare i periodi di maggiore affluenza, analizzare le performance per tipologia di biglietto, canale di vendita o metodo di pagamento e individuare i “top performer” tra i musei, in termini di presenze, incassi e capacità di conversione.  

Un ecosistema data-driven, tra AI e IoT 

Alla base della nuova infrastruttura c’è un Data Lake che raccoglie e organizza grandi volumi di informazioni provenienti da biglietteria, portali web, app, sensori IoT (Internet of Things, ovvero dispositivi fisici connessi in rete che raccolgono e trasmettono dati in tempo reale, come ad esempio contapersone, telecamere con analitiche dedicate, microcelle per la stima dei flussi) e sistemi di monitoraggio delle presenze.  

Su questa base dati agiscono modelli di Intelligenza Artificiale e Machine Learning che supporteranno la programmazione museale: 

• previsioni di domanda e affluenza per giorno e fascia oraria, utili a pianificare orari di apertura, turni e servizi; 

• raccomandazioni di percorsi e contenuti in base a interessi e comportamenti, in forma aggregata e anonimizzata; 

• meccanismi di fraud detection per individuare pattern anomali nelle transazioni e aumentare la sicurezza.  

Tutto è progettato secondo i principi di privacy by design e by default: i dati sono trattati in forma aggregata, si raccolgono solo le informazioni necessarie, si applicano tecniche di anonimizzazione e si rispettano le norme europee in materia di protezione dei dati personali.  

Prospettive: più servizi, più conoscenza dei pubblici 

I risultati raggiunti – rilascio del primo canale B2B per l’Ufficio Gruppi e attivazione della nuova piattaforma di monitoraggio con i primi 25 musei connessi – rappresentano il cuore di una trasformazione digitale che proseguirà nei prossimi anni con l’estensione progressiva dei servizi ad altri istituti e con il potenziamento delle funzioni analitiche a supporto delle politiche culturali. 

Per il visitatore significherà accesso più semplice e inclusivo, tempi di attesa ridotti e servizi più personalizzati. La Direzione Generale Musei e i luoghi della cultura avranno l’opportunità di conoscere meglio i propri pubblici, misurare l’impatto delle scelte, programmare in modo più consapevole e valorizzare, con strumenti all’altezza delle sfide attuali, uno dei patrimoni culturali più importanti al mondo.